A Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) e o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (“DREI”) editaram, respectivamente, a Instrução nº 622, em 17 de abril de 2020(“ICVM 622”), e a Instrução Normativa nº 79, em 14 de abril de 2020 (“IN DREI 79”), as quais aprimoram e regulamentam a participação e votação à distância em assembleias gerais de acionistas de companhias abertas e fechadas, e reuniões e assembleias de sócios de sociedades limitadas e cooperativas; e inovam ao admitir a realização de reuniões e assembleias exclusivamente digitais.
As duas instruções normativas foram submetidas à audiência pública e aprovadas em prazo mais curto que o usual, em razão da urgência na regulamentação da matéria tendo em vista as medidas de isolamento social adotadas para o enfrentamento da COVID-19, e eram aguardadas com grande expectativa pelo mercado desde a edição da Medida Provisória nº931 de 30 de março de 2020 (objeto de Informativo anterior do nosso Escritório – clique aqui).
Companhias, sociedades limitadas e cooperativas com assembleias e reuniões já convocadas poderão inclusive alterar a forma de realização de tais eventos para que sejam realizados de forma digital ou parcialmente digital, nos termos previstos nas referidas instruções normativas.
Forma de Realização de Assembleias e Reuniões
Inicialmente, cumpre esclarecer que as assembleias e reuniões de sócios e acionistas de companhias abertas e fechadas, sociedades limitadas e cooperativas podem ser realizadas de três formas distintas:
(i) Presencial: caso os acionistas ou sócios possam participar somente de forma presencial.
(ii) Parcialmente Digital ou Semipresencial (“Híbrida”): caso os acionistas ou sócios possam participar tanto presencialmente quanto por meio de sistemas eletrônicos.
(iii) Exclusivamente Digital (“Digital”): caso os acionistas ou sócios possam participar exclusivamente por meio de sistemas eletrônicos.
Nas companhias abertas, os acionistas podem votar por meio de boletim de voto à distância em qualquer tipo de assembleia geral. Nas companhias fechadas, limitadas e cooperativas, o uso do boletim de voto à distância somente é aplicável nas assembleias e reuniões Digitais e Híbridas.
Companhias Abertas
A ICVM 622, que alterou disposições da Instrução CVM 481 de 17 de dezembro de 2009 (“ICVM 481”) (a qual dispõe sobre informações, pedidos públicos de procuração, participação e votação à distância em assembleis de acionistas de companhias abertas), foi revolucionária ao permitir que as assembleias gerais sejam realizadas de forma parcialmente digital ou de forma exclusivamente digital e inovou de maneira relevante ao autorizar não só a participação dos acionistas de forma remota, como também a sua manifestação de forma virtual.
A autarquia prevê uma reforma adicional da ICVM 481 no segundo semestre deste ano para fazer outros aprimoramentos no seu texto.
Além disso, a ICVM 622 não abrange assembleias gerais de debenturistas, as quais serão objeto de regulamentação específica a ser submetida oportunamente à audiência pública.
Companhias Fechadas, Sociedades Limitadas e Cooperativas
A principal inovação trazida pela IN DREI 79 é a possibilidade do acionista de companhia fechada e sócio de sociedade limitada e cooperativa votarem à distância mediante apresentação de boletim de voto à distância em reuniões e assembleias Digitais e Híbridas. O boletim de voto à distância deverá ser enviado aos sócios na data da publicação da primeira convocação para o conclave e deverá ser devolvido à sociedade com no mínimo 5 (cinco) dias de antecedência da data da realização da respectiva reunião ou assembleia.
Adicionalmente, o boletim de voto à distância deverá conter: (i) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia Digital ou Híbrida a que se refere; (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do sócio (ou seu representante); e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.
Assim como ocorre nas companhias abertas, o envio de boletim de voto à distância não impede o sócio de comparecer à reunião ou assembleia Digital ou Híbrida e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, hipótese na qual o boletim enviado será desconsiderado.
Tabela Comparativa entre a ICVM 622 e a IN DREI 79
Apresentamos a seguir uma tabela comparativa com os principais aspectos da ICVM 622 e da IN DREI 79 com relação às assembleias e reuniões Digitais e Híbridas:
| Instrução Normativa | ICVM 622 | IN DREI 79 |
| Tipo de Sociedade | Companhias Abertas | Companhias Fechadas, Sociedades Limitadas e Cooperativas |
| Forma de Realização das Assembleias/Reuniões Reguladas pela IN | Exclusivamente digital e parcialmente digital | Digital e semipresencial |
| Edital de Convocação | O edital de convocação poderá apresentar regras e procedimentos sobre a participação e voto à distância de forma resumida, bem como indicar o site no qual a informação completa estará disponível | |
| Apresentação prévia de documentos dos Acionistas/Sócios | A companhia pode exigir a apresentação de documentos com 2 dias de antecedência da data da realização da assembleia | O acionista/sócio pode participar desde que apresente os documentos 30 minutos antes do horário da assembleia ou reunião |
| Sistemas / Tecnologia | As sociedades têm liberdade para escolher os sistemas eletrônicos a serem utilizados nas assembleias e reuniões, desde que atendam à regulamentação específica para o tipo societário | |
| Local de Realização da Assembleia/Reunião | Digital: será considerada como realizada na sede da companhia e, neste caso, o presidente e secretário também podem participar por meio de sistemas eletrônicos Híbrida: a reunião presencial poderá ocorrer fora da sede da companhia, desde que em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação |
Digital e Híbrida: serão consideradas como realizadas na sede da sociedade |
| Presença na Assembleia/Reunião | Serão considerados presentes os acionistas e sócios que participarem de forma física, por meio de sistema eletrônico ou por meio de boletim de voto à distância | |
| Participação de Terceiros na Assembleia/Reunião | Administradores, terceiros autorizados e pessoas cuja presença seja obrigatória poderão participar à distância | |
| Gravação Integral da Assembleia/Reunião | Deve ser realizada, mas não há menção ao prazo pelo qual a gravação deve ser mantida pela companhia[1] | Deve ser realizada e a gravação deve ser mantida pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la |
| Possibilidade de Manifestação e de Acesso aos Documentos Apresentados na Assembleia/Reunião | Há previsão nas duas normas. | |
| Possibilidade de Comunicação entre Acionistas durante a Assembleia/Reunião | Sim, o sistema eletrônico deve assegurar esta possibilidade | Não há menção na norma. |
| Assinatura da Ata | Assinatura pela mesa por certificado digital ou outro meio que garanta sua autoria e integridade em formato compatível com o adotado pela companhia para a realização da assembleia | Assinatura pela mesa por certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade em forma eletrônica, devendo a mesa certificar os acionistas e sócios presentes |
| Alteração de Assembleias/Reuniões já Convocadas, mas ainda não Realizadas | Poderão ser realizadas de forma Digital ou Híbrida, desde que, por meio de divulgação de Fato Relevante, as informações referentes à participação e voto sejam fornecidas aos acionistas com antecedência mínima de 5 dias da data da assembleia (ou antecedência de 1 dia, no caso de assembleias convocadas para serem realizadas até 30.04.2020) | Poderão ser realizadas de forma Digital ou Híbrida desde que todos os acionistas/sócios se façam presentes ou declarem expressamente a sua concordância |
Considerações Finais
Em nossa visão, a CVM e o DREI atenderam à expectativa do mercado ao editar as instruções normativas aqui mencionadas de forma ágil e com o objetivo de facilitar e viabilizar a realização de reuniões e assembleias de sócios e acionistas à distância.
Questões de ordem jurídica e tecnológica relacionadas aos sistemas utilizados pelas sociedades, acesso dos sócios e acionistas às assembleias e reuniões, forma de realização de protocolo digital de documentos, manutenção pelas sociedades das gravações das assembleias, forma de assinatura das atas, entre outros, provavelmente surgirão. Não obstante possíveis dificuldades e discussões a serem enfrentadas, vemos como muito necessárias as modernizações trazidas por ambas as instruções e em linha com a evolução da matéria no âmbito internacional.
Adicionalmente, a IN 79 DREI estabelece que as reuniões e assembleias Digitais e Híbridas deverão respeitar as regras aplicáveis ao respectivo tipo societário, bem como as normas do contrato ou estatuto social da sociedade com relação à convocação, instalação e deliberação. Nesse sentido, caso o contrato ou estatuto social preveja somente a hipótese de realização de assembleia geral de forma presencial, a realização de assembleias e reuniões de companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas de forma Digital ou Híbrida poderia ser questionada pelos sócios pelo fato de serem realizadas de forma contrária ao que dispõe os atos constitutivos da sociedade. Nossa recomendação para mitigar este risco seria alterar o contrato ou estatuto social para prever expressamente a possibilidade de as reuniões de sócios serem realizadas nas formas autorizadas pela IN DREI 79.
Fazemos por fim um alerta quanto ao timing para a realização de alterações nos contratos e estatutos sociais das sociedades para alinhá-los às regras da ICVM 622 ou IN DREI 79, conforme aplicável, uma vez que que tais instruções normativas regulamentam disposições legais alteradas pela MP 931, que entrou em vigor imediatamente com status de lei a partir da sua publicação, mas que, por sua natureza de medida provisória, precisa ser aprovada pelo Congresso Nacional em até 120 (cento e vinte) dias a contar da sua publicação para não perder a sua validade.
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Abril de 2020
[1] Há expectativa que a ICVM 622 seja aditada para prever que as companhias mantenham a gravação da assembleia geral pelo prazo de 5 (cinco) anos.
